CARA EFEKTIF MAPPING RESIKO PERUSAHAAN DISTRIBUTOR

Kalau kita membicarakan masalah resiko, ternyata bisnis apapun mengandung resiko, tetapi yang perlu disiasati adalah bagaimana melakukan blog/proteksi bagian-bagian yang mengandung resiko, khususnya perusahaan distributor yang kalau dihitung secara bisnis profit sangat tipis dibanding dengan produsen pemasoknya yang sekaligus sebagai principalnya. Oleh sebab itu untuk mengetahui bagian-bagian yang mengandung resiko sebaiknya melakukan mapping bagian-bagian yang beresiko dan memproteksinya supaya dapat meminimal resiko yang timbul. Marilah kita mulai memapping bagian-bagian itu, dan langsung ke bagian yang beresiko.

1. Bagian penjualan adalah bagian yang paling rawan penggelapan yang dilakukan oleh karyawan sendiri maupun pihak customer. Proteksi yang harus dilakukan adalah memberikan tanda terima setiap Invoice keluar yang ditagihkan oleh collector/salesman. Dokumen (invoice) sebaiknya menyimpan di tempat yang aman seperti di lemari besi atau filling kabinet yang terkunci.
2. Bagian gudang /atau logistik merupakan bagian yang rawan kecurian. Baik oleh karyawan sendiri, selisih barang bahkan pengirim barang dari pabrik jika tidak teliti. Proteksi yang dilakukan adalah buat aturan main dalam pembuatan invoice beli, boleh dicetak dengan ketentuan : barang sudah diterima di gudang, berarti bagian gudang membuat good receive, dan mencocokannya. Ini untuk menghidari selisih barang, dan barang ditilep atau alias dibawa kembali oleh bagian pengirim. Kasus pernah terjadi  truk barang tidak di bongkar di gudang distributor karena faktor kekurang hati-hatian bagian gudang serta tak adanya sistem yang cukup baik di bagian gudang.
3. Bagian ketiga adalah bagian armada yang sering kecurian spart part, ban yang diganti oleh supir dan lain-lainnya serta biaya-biaya yang tidak terkontrol karena kecurangan sopir atau kepala kendaraan itu sendiri. Manipulasi pembelian bahan bakar, serta lainnya adalah resiko yang sering terjadi.
4. Bagian finance yang tidak dibuatkan sistem kunci, sehingga bagian finance dengan leluasa melarikan uang perusahaan ke rekening pribadi. Ingat bagian ini bisa dikunci dengan sistem yang cukup baik apabila pihak distributor mau sedikit boros dengan jumlah karyawan. Pernah terjadi bagian administrasi hanya seorang saja, sehingga penerimaan, pengeluaran dan pencatatan dilakukan hanya seseorang. Tentu saja kalau dibayangkan betapa rawannya bagian ini.

Mapping sudah selesai dengan indentifikasi kepada empat bagian tersebut diatas. Langkah berikutnya adalah dapat mengontrolnya dengan baik dibagian-bagian di atas Apabila di perusahaan distributor masih dalam kondisi manual, yakni semua pencatatan dilakukan tanpa bantuan software. Sebaiknya memang perlu memikirkan kembali bahwa invetasi awal software memang lebih mahal, tetapi tidak sebanding dengan kerugian yang ditimbulkan dari kurun waktu yang panjang. Begitulah keadaannya. Apabila ingin menjadi lebih efektif, sebaiknya mulailah memikirkan mapping bagian-bagian yang ada resiko di distributor kita. Serta mulailah melakukan perbaikannya.