KESALAHAN-KESALAHAN DISTRIBUTOR : “DISTRIBUTOR TIDAK MENJALANKAN SOP YANG DIBUATNYA SENDIRI”

Di dalam menjalankan operasional distributor, tentunya banyak sekali pernak-pernik yang akan dihadapi oleh distributor. Pernak-pernik itu dapat berupa kebijakan-kebijakan yang kemudian dijadikan sebagai standar dalam operasional distributor. Misalnya kebijakan pemberian kredit yang meliputi limit kredit dan jumlah billing. Secara rinci sudah ada standard yang sudah dibuat oleh distributor, namun dalam kenyataannya banyak pelanggaran yang dilakukan salesman. Nah, pelanggaran-pelanggaran tersebut selalu terjadi karena kurang kontrol dan pemahaman pimpinan dalam hal ini adalah sales supervisor dalam masalah kepatuhan menjalankan SOP, akibatnya munculah piutang bad debt yang tidak dikehendaki oleh pemilik distributor.

Sebenarnya SOP yang dibuat memiliki tujuan agar aktivitas-aktivitas di distributor dilakukan secara standard. Apabila semuanya diatur dengan baik secara standard maka manfaat yang didapat adalah distributor secara management lebih rapi dibanding sebelumnya. Selain itu kesalahan-kesalahan yang ada tidak dilakukan berulang-ulang. Resiko kehilangan barang bisa diminimalisir. Piutang bad debt bisa dikecilkan dan operasional distributor secara keseluruhan lebih berjalan teratur dan rapi dibanding sebelumnya. Kebijakan-kebijakan distributor dilakukan dengan standard dan tertulis dan tidak berubah-ubah. Khususnya jika distributor dipimpin oleh seorang pemimpin profesional, yang tentu saja mobilitasnya juga sangat tinggi. Artinya setiap pemimpin distributor diganti dengan pemimpin yang baru, kebijakan tetap sama sesuai dengan SOP yang sudah dibuat dengan baku. Berbeda dengan tanpa SOP, peraturan di distributor tidak konsisten dan cenderung berubah-ubah. Hal ini tentu saja membingungkan anak buah dan customer, dan dengan adanya SOP siapapun yang memimpin distributor, maka aturan main kerja karyawan dan hubungan dengan pelanggan tetaplah sama.

Apa penyebab distributor tidak menjalankan SOP yang dibuatnya sendiri? Pertama, SOP yang ada disampaikan secara lisan dan tidak dibakukan secara tertulis. Kedua, Distributor belum memiliki SOP yang dibuat secara baik dan SOP sudah kedaluarsa. Ketiga, Distributor belum memahami SOP tersebut secara benar. Keempat, pemilik tidak komitmen dengan SOP yang dibuatnya. SOP yang ada tidak ditulis tetapi disampaikan secara lisan saja, sehingga distributor tidak menjalankan SOP yang dibuatnya sendiri. Kelemahan SOP yang disampaikan secara lisan adalah, pihak penyampai lupa dan pihak penerima juga lupa. Tidak ada bukti otentik menyebabkan SOP yang dilakukan secara lisan sangat rawan terhadap penyelewengan bahkan pelanggaran.

SOP yang dimiliki distributor ternyata tidak dibuat secara baik sehingga tidak sesuai dengan operasional riil, entah sebelumnya mencontoh SOP milik distributor lain atau dibuat secara asal-asalan. SOP yang paling baik diambil dari operasional riil distributor dibanding dengan tidak. Selain itu SOP yang ada ternyata tidak up to date, sehingga karyawan tidak bisa melaksanakan SOP tersebut dengan baik. Jadi butuh pembenahan oleh pihak distributor atas SOP tersebut. Dan paling celaka ternyata Distributor tidak memahami SOP itu sendiri. Contoh yang paling parah adalah pihak pemilik menyangka bahwa SOP itu adalah peraturan dan tata tertib, sehingga tentu saja opersional perusahaan tidak berjalan baik karena SOP sebenarnya adalah sub sistem dalam sistem distributor itu sendiri.

SOP yang paling baik memiliki kaitan satu sama lainnya, antara bagian satu dengan lainnya. Sama seperti roda gila, dimana SOP tersebut sangat membantu perputaran roda gila secara terus menerus. Jadi kesalahan dalam memahami SOP distributor menyebabkan SOP yang ada tidak bisa dijalankan dengan baik. Serta paling penting lagi, kenapa SOP tidak bisa dijalankan dengan baik yaitu karena kurang komitmennya pemilik terhadap SOP yang sudah dibuat. Pemilik juga memiliki kecenderungan melanggar aturan main yang ada dalam SOP, misalnya saja ketentuan pemberian kredit kepada pelanggan adalah 30 hari sejak invoice dicetak. Lalu, karena pelanggan adalah masih saudara pemilik distributor maka ada suatu perubahan dimana jangka waktu kredit tidak dihitung kapan invoice dicetak tetapi ketika barang diterima oleh pelanggan.

SOP yang sudah dibuat hendaknya bisa diterapkan dengan baik. Setiap orang yang ada di distributor yang berstatus karyawan sebaiknya bisa jalankan SOP dengan baik dan benar. Nah, agar SOP dapat dijalankan dengan baik, maka dibuatlah check list untuk distributor. Masing-masing proses kerja rutin akan di check secara prosesnya dengan format check list. Inilah cara yang paling efektif jika SOP ingin berjalan dengan baik. Tetapi yang perlu diketahui pula yang melakukan cek selain karyawan bersangkutan, melainkan ada salah satu leader yang lakukan cek. Misalnya untuk bagian penjualan bisa dilakukan oleh sales supervisor. Bagian akunting dan keuangan dilakukan oleh kepala akunting. Serta bagian logistik bisa dicek oleh kepala logistik. Serta masing-masing yang berkerja sesuai SOP tersebut juga melakukan cek atas pekerjaannya menggunakan check list tersebut. Melalui cara check list ini tidak ada yang ketinggalan. Misalnya dokumen yang dipergunakan dalam prosedur tersebut. Untuk SOP yang memiliki dokumen sebagai contohnya adalah “prosedur pencetakan invoice oleh sales administrasi”. Dokumen apa saja yang dibutuhkan ketika melakukan pencetakan invoice tersebut.  Ketika lakukan cetak invoice syarat-syaratnya ada dokumen Sales order yang sudah disyahkan oleh salesman dan sales supervisor. Jika tidak ada SO yang ditandatangani oleh salesman dan sales supervisor, maka pihak sales admin tidak akan mencetak invoice.

Lakukan audit pelaksanaan kalau bisa dan perbaiki temuan-temuan yang memerlukan perbaikan di SOP. Hal ini mutlak untuk menghindari SOP yang tidak up to date. Jika menemukan ada salah satu SOP yang sudah tidak sesuai, misalnya SOP mengenai prosedur pemberian limit kredit ke customer, dan distributor sudah tidak memiliki kebijakan untuk memberikan kredit. Maka SOP tersebut sebaiknya disesuaikan. Kalau kebijakan pemberian kredit sudah dihapus oleh pihak distributor maka sebaiknya SOP proses pemberian kredit sudah tak perlu lagi digunakan. Temuan-temuan lain yang sangat parah, dan membuat SOP itu tidak sesuai lagi patut diberikan respon cukup baik agar SOP yang sudah dimiliki bisa di perbarui dan digunakan dengan maksimal.

Selanjutnya berikan sangsi bagi karyawan yang mengabaikan SOP. Karyawan yang tidak patuh dengan aturan main yang dijelaskan di SOP tentunya perlu diberikan peringatan. Jika ia tidak sanggup untuk lakukan, sebaiknya menanyakan alasan kenapa ia tidak melakukan pekerjaannya sesuai SOP. Tetapi kalau ia tidak bisa menjelaskan, maka sebaiknya analisa karyawan tersebut untuk kebutuhan pemindahan tugas atau kebijakan lain yang berhubungan dengan PHK karyawan. Karyawan yang selalu menentang aturan main bisa menyebabkan karyawan lain mengikuti jejaknya jika tidak ditindak tegas. Dalam hal ini pemilik atau pimpinan karyawan bersangkutan sangat berperan dalam melakukan tindakan. Semua itu dilakukan untuk mempertahankan keberadaan SOP agar terus dijalankan dan tidak hanya dibuat sebagai hiasan semata. Sebaliknya apabila distributor tidak menjalankan SOP maka distributor telah melakukan kesalahan besar atas organisasinya. Serta praktek seperti ini sering terjadi manakala Distributor sudah bersusah paya membuat SOP tetapi tidak komitmen terhadap pelaksanaan SOP. Melalui artikel ini semoga para distributor mulai menganalisa kondisi perusahaan ditinjau dari standard-standard yang sudah dibuatnya!