TRIK MENGELOLA PIUTANG PENJUALAN KREDIT AGAR TIDAK BERMASALAH MENJELANG LEBARAN

Pada Masyarakat Ekonomi Asia (MEA), sebaiknya kita sudah bersiap-siap menghadapi persaingan yang ketat. Penjualan produk ke Customer tidak lagi dilakukan dengan C.O.D (Cash On Delivery), tetapi mulai cenderung perusahaan memberikan kredit pada customer supaya bisa berkompetisi dengan perusahaan lainnya, tentu saja hal ini menjadi dilema, di satu sisi sales force harus fokus di penjualan, tetapi memiliki juga kewajiban menyelesaikan piutang penjualan itu sampai lunas. Pengaturan waktu menjual dan menagih seringkali tidak efektif dan menjadi masalah. Contoh problem yang muncul ketika kebijakan perusahaan memberikan kredit, yaitu sales force tidak bisa rutin menagih sehingga membuat customer kurang persiapan jika ditagih diluar jadwal. Selain itu pemberian produk yang diluar estimasi/berlebihan juga merupakan peluang terjadinya kredit macet pada konsumen. Kurangnya fokus dalam pengelolaan piutang dagang customer ini, juga bisa memicu kantor cabang/distributor/Dealer  merugi, apalagi jika  Piutang penjualan tidak pernah di audit di lapangan. Dimana sering ditemui pelanggan nakal/mafia yang sengaja menilep uang perusahaan. Walau diketahui sebelumnya pelanggan tersebut cukup lancar dalam pembayaran. Hanya, sales force kurang memahami ciri-ciri customer yang bakal tidak bayar, resiko terjadilah. Problem piutang dagang bad debt ini akan menjadi bom waktu jika tidak segera dikelola dengan baik.

Bagaimana mengelola piutang dengan baik dan benar, dibawah ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencegahnya :

1. Diusahakan tim penjualan memiliki rute tetap kunjungan ke pelanggan. Dengan melakukan kunjungan tetap kepada pelanggan, pelanggan akan membuat jadwal sendiri dan menyediakan uang untuk pembayaran hutangya. Berbeda kalau Tim penjualan /collector yang datang ke pelanggan yang tidak memiliki jadwal tetap. Hal ini khususnya untuk penjualan FMCG (Fast moving consumer good) yang rata-rata sehari pelanggan akan dikunjungi oleh supplier yang jumlahnya puluhan. Semakin terjadwal maka semakin nyaman pelanggan dalam penyediaan uangnya.
2. Selidikilah setiap customer baru apakah customer tersebut dapat dipercaya, apalagi pada sesi lebaran Indul Fitri, banyak sekali customer baru yang merupakan siluman dengan modus operandi, beli barang secara terus menerus dengan cara tunai. Namun setelah salesmannya mulai percaya, maka ia akan membeli barang dengan jumlah tidak seperti biasanya, bisa sangat berlebihan bahkan bisa satu Truk jumlahnya. Nah, jangan langsung percaya, tetapi selidikilah kondisi customer serta barang yang dipesannya akan dijual kemana. Jika nampak ragu, maka batalkan sales order (SO) yang dibuat oleh bagian administrasi. Tentunya sebelum customer tersebut menghilang.
3. Lihatlah dengan teliti posisi persediaan pemilik usaha, kalau stoknya mulai menyusut dan sulit untuk beli ke supplier lain, maka diindikasikan customer tersebut sedang kesulitan keuangan. Alias tak memiliki kekampuan bayar, kalau selama ini sudah terlanjur melayani, maka sebaiknya memberikan limit pada sales ordernya. Pada umumnya kalau peserdiaan di lokasi usaha khususnya pengecer dan grosir mulai sedikit, pastilah customer sedang kesulitan keuangan.

Apabila sudah terlanjur pada akhirnya customer tidak mampu bayar, maka buatlah perjanjian bayar dalam surat perjanjian penyelesaian piutang penjualan dengan dibubuhi materai dan mintalah untuk tandatangani. Ingat perkara jual ke pelanggan dianggap perdata sehingga penjual tidak bisa memperkarakan customer apabila customer menyatakan kesanggupan menyicil, kecuali customer menggelapkan barang kita dan menuliskan giro/cek yang disengaja sebagai pembayaran palsu.

Apabila memiliki kesanggupan mencicil pembayaran, maka tim penjualan/collector sebaiknya rutin untuk melakukan penagihan, apabila tidak dilakukan penagihan maka resiko piutang bad debt pasti akan semakin bermunculan.

Terakhir bicarakan dengan tim penjualan untuk memberikan aturan main apabila terjadi piutang tak tertagih, berapa persen prosentasi yang harus ditanggung oleh tim penjualan dan yang harus ditanggung oleh perusahaan. Mumpung sejak dini sebelum terjadi masalah lebih besar sebaiknya tuangkanlah aturan itu ke peraturan perusahaan. Semoga artikel ini membantu. Apabila membutuhkan training /konsultasi mengenai pengelolaan piutang silahkan hubungi email : groedu@gmail.com.